Aunque a priori no lo parezca, tener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos estén controlados y centralizados, puede ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación, por lo que es fundamental contar con un sistema eficiente que permita un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida.

Cuando hablamos de mantenimiento es especialmente valioso un sistema de gestión documental debido a la regulación y normativa que afecta a los equipos de climatización y las instalaciones, cuya documentación debe estar debidamente cumplimentada y accesible ante las posibles inspecciones.

Los principales beneficios de un sistema de gestión son mayor seguridad evitando la pérdida de documentos, control de cambios de los documentos, colaboración entre usuarios, integración con otros sistemas de la empresa (ERP, CRM, Web, Email, etc.), ahorro de papel y ahorro de tiempo al encontrar la documentación al instante.